Mar 12, 2023

給与計算におけるHRテック（DX）

by

峯野誠司

DX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中、バックオフィス業務における動向について、人事領域における「給与計算」のDXの進展に焦点を当て、その重要性やソフトウェアの活用におけるポイントについて探っていきたいと思います。

給与計算における課題
クラウドソフトの活用で業務をDX化
給与計算のDX化におけるポイント
まとめ

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1. 給与計算における課題

給与計算は、勤怠、控除、支給の3つの要素に基づいて行われます。最初に、労働時間、残業時間、有給休暇日数、欠勤や早退日数などの勤怠データを使用して給与を計算します。給与が確定すると、所得税、住民税などの税金、厚生年金保険、健康保険などの各種保険料を天引きして控除額を算出し、従業員に支給する金額が決まります。また、結婚、出産、家賃、資格取得などの手当が支給される場合、税金や保険料も変動することになります。

給与計算は一見すると定型的な事務作業に見えますが、実際には想像以上に手間のかかる煩雑で複雑な業務です。法改正のたびに行われる準備作業や書類のレイアウト変更などの頻繁な変更があり、月々の給与計算だけでなくボーナス、人事異動、年末調整など、様々なイベントに対応する必要があります。

給与計算業務における多忙さにはいくつかの課題があります。一つは、紙の申請書類やエクセルの処理に追われることです。年末調整などの申請はまだまだ紙の書類が主流であり、従業員からの申請書の収集から始める必要があります。そして、それらの内容を1件ずつエクセルに入力してデータを作成するなど、担当者は重い作業負担を強いられます。

さらに、パッケージ製品を導入している場合、法改正のたびにシステムの改修に時間とコストがかかります。また、人事部門には十分なIT人材が不足しており、システムの運用保守にも課題が生じています

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2. クラウドソフトの活用で業務をDX化

給与計算業務は大きな労力を要しますが、現在ではほとんどの作業をHRテックによって自動化することが可能です。特に、クラウド型の給与計算ソフトを活用することで、業務を効率化することができます。

従来のパッケージ型ソフトウェアは導入コストが高く、サーバーやソフトウェアの導入、運用保守の管理が必要でした。頻繁に行われる法改正に合わせて、ソフトウェアのアップデートや更新プログラムのダウンロードが必要となり、場合によってはソフトウェアの買い換えが必要なこともありました。

しかし、クラウド型の給与管理ソフトウェアでは、保守サポートの更新などを気にせずにシステムを安定的に利用することができます。また、法改正に合わせた修正もクラウドサービス側で行われるため、プログラムの改修コストや検証にかかる手間が大幅に削減されます。

さらに、クラウド型サービスはサブスクリプションモデルで提供されるため、初期費用を抑えることができます。給与計算のデジタルトランスフォーメーションに取り組むことが費用の制約で難しかった企業でも、クラウドサービスを気軽に導入することができます。

また、従来のパッケージソフトウェアでは、作成した給与明細を印刷し、各従業員に配布する必要がありました。しかし、クラウド型の給与計算ソフトウェアでは、ほとんどの場合、WEB給与明細の機能が備わっており、従業員はいつでもWEB上で給与明細や賞与詳細、源泉徴収票などを確認することができます。

以上のように、クラウド型給与計算ソフトウェアの活用により、勤務データの集計や給与計算だけでなく、給与明細の印刷と配布にかかっていた手間からも解放されるため、給与計算に関連する業務を効率化することができます。

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3. 給与計算のDX化におけるポイント

給与計算業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）において、クラウド型給与計算ソフトウェアの導入は重要ですが、それには自社独自の給与体系や賃金規定を柔軟に見直すマインドセットが必要です。先にも述べたように、個々の会社の規定に完全に合致するソフトウェアは存在しません。クラウドソフトウェアを敬遠する理由として、「うちの賃金規定に合わない」という考え方がありますが、自社に完璧に合うソフトウェアを開発するには膨大なコストがかかることを理解する必要があります。

クラウドソフトウェアの利点は、手軽に導入できることと、自動的にバージョンがアップデートされるため運用コストを抑えられることです。これらは、クラウド上で多くのユーザーにサービスを提供することによって実現される利点であり、利用者側にも柔軟な姿勢と考え方が求められます。

さらに、割増賃金計算や複数の事業所に勤務する従業員の社会保険料の控除など、自動計算が困難な複雑なルールの業務も存在します。給与計算のDXにおいては、人間の判断や作業が必要な領域と、ソフトウェアで完全に自動化できる領域を明確に区別し、テクノロジーを効果的に活用することも重要です。

このように、場当たり的なテクノロジーの導入ではなく、どの業務にどのようにテクノロジーを活用するかを事前に全体像として描くことが求められます。そうすることで、長期的かつ安定的に業務のDXを実現することができます。

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まとめ

給与計算業務は複雑で煩雑な作業であり、紙の申請書類やエクセルの処理に追われることが多いため、多くの課題が存在します。しかし、クラウド型給与計算ソフトウェアの活用により、効率化と負担軽減が可能です。特に、OneDentalという勤怠管理システムは歯科医院に特化したサービスであり、給与計算における課題を解決するためのツールとして活用されています。

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