内閣府が示した「Society 5.0」の中で、日本が目指すべき未来の姿として重要な位置を占めているのが「DX（デジタルトランスフォーメーション）」です。日本の社会でも、バックオフィスにおけるDX活用の必要性を感じる動きが広がっています。「企業のデジタルトランスフォーメーションに関する実態調査」によれば、DXに取り組んでいる企業および将来的に計画している企業の63.5%が「バックオフィス系システム」のDX推進に関心を寄せ、検討していることが分かりました。一方で、日本CFO協会の調査では、「経理財務プロセスがデジタル化・自動化されている」という質問に対し、回答が「0～25%の業務のみ」となった企業が半数以上を占めていました。
つまり、バックオフィスにおける現状は「DXを推進したいという意識はあるものの、実際の進捗は限られている」と言えます。そこで、この記事ではバックオフィス業務の一環である経理に焦点を当て、経理業務においてDX化が求められる背景や、DX化を進めるためのステップとポイントについて解説していきます。
目次
経理業務における従来の問題点（DX化が求められる背景）
- 紙の資料やファイルが多い
- 定型業務が多い
問題に対処する解決策
- 経理業務の内容を洗い出す
- 経理システムの導入
経理業務のDX化におけるステップとポイント
- 業務のペーパーレス化
- システム連携
まとめ
経理業務における従来の問題点（DX化が求められる背景）
紙の資料やファイルが多い
経理業務は他の業務と比較して、紙の資料やファイルが多く使用されることが特徴です。そのため、経理業務自体がデジタルではなく、アナログな対応を余儀なくされることが大きな問題点となっています。
例えば、以下のようなアナログな作業が経理業務には存在します：
- 書類に押印されたハンコの確認
- 証憑などの原本を紙で管理すること
- 決算期に必要なデータを抽出すること
- 人事情報を紙で管理すること
これらの事例からもわかるように、経理業務の多くがアナログな対応をしているため、業務効率化が進んでいないという現状があります。また、経理業務の多くが「アナログな対応が必要であるため、担当者しか対応できない」という課題も抱えています。
経理業務においては、紙の資料やアナログな作業が多いことが、DX化が求められる理由の一つと言えます。
定型業務が多い
経理業務にはもうひとつ特徴があります。それは定型業務が多いことです。
以下の業務は定型業務の代表的な例です：
- 紙の請求書の管理
- 入出金の管理
- 紙の経費精算の管理
定型業務は作業内容がマニュアル化や手順化されており、誰が行なっても同じような仕事が行えるという利点があります。しかし、経理における定型業務の問題点は、業務量が膨大であるという点です。業務量が多いとミスが発生する可能性も高まります。
経理業務はミスを許す余地のない内容です。なぜなら、ミスを犯してしまうと信頼を失ったり、医院の信用や評価に直結するからです。そのため、DXの推進による業務の自動化を通じてミスを排除し、従業員の業務負担を軽減することが求められています。
問題に対処する解決策
経理業務の内容を洗い出す
まずは自社の経理業務の内容を徹底的に分析することが必要です。
単純な作業ですが、「どの業務にどれだけの時間が割かれており、それにかかる工数はどれくらいか」といった情報を明確にすることで、無駄な業務や人員配置の過剰によって他の業務に負担がかかっている業務などを発見することができます。さらに、業務内容が明確になれば、DXシステムを導入する際に、特にどの部分がシステムによって効率化されるべきかを判断することができます。
このように、経理業務の「見える化」は問題解決につながるため、業務内容を詳細に把握する作業は必須です。
経理システムの導入
経理システムの導入は、業務上の課題解決に大いに役立つことができます。その理由は、経理業務の自動化によって医院管理の負担が軽減されるだけでなく、不正行為の防止などにも寄与するからです。具体的には、仕訳入力によって自動的に損益計算書や貸借対照表が生成される機能などを活用することで、入力ミスや計算ミスを事前に防ぐことができます。
経理業務は他の業務と比較して定型業務が多いため、自動化に適していると言えます。
経理業務のDX化におけるステップとポイント
業務のペーパーレス化
歯科医院においても同様に、経理業務では多くの紙の業務が発生します。ですから、まずは業務のペーパーレス化を進めることが最初のステップとなります。経費精算や入金処理、決算資料の作成など、紙を使用する業務をシステム上で完結できるようにすることが重要です。
ペーパーレス化する際のポイントは、システム化を行うことです。しかし、さらに重要なのは、一つの大きなシステムを導入するのではなく、経理の業務フローに合わせて個別にシステムを導入することです。売上管理、購買管理、入金確認、経費精算などの業務を細分化し、紙でのやり取りではなくデータとしてのやり取りを増やしていくのです。特に経費精算に関しては、クラウド上での処理が一般的となっており、低コストでの導入が可能な事例も増えています。
まずは現在の業務をペーパーレス化することに注力して取り組んでみると良いでしょう。
システム連携
次に取り組むべき課題はシステム連携です。
システム連携を行う理由は、単に紙がなくなっただけでは業務負担は軽減されないからです。また、業務で扱うものが紙からデータに変わっているだけでは、まだ自動化されていない可能性があります。そのため、データの連携をシステム上で自動化することが重要です。自動化が実現することで初めて業務負担が軽減されるのです。
システム連携を行う際のポイントは、「人の手」が介在しないようにすることです。なぜなら、人の手が介在する余地があると、不正やミスなどが発生する可能性があるからです。そのため、人の手が介在しないシステム連携を実現することが重要です。
まとめ
従来の経理業務では、紙の資料やファイルが多く使用されるため、デジタル化が求められています。定型業務の多さや業務量の増加によるミスのリスクも課題となっています。経理業務の見える化やシステム連携による自動化を通じて、業務効率化とミスの排除を実現することが重要です。経理業務のペーパーレス化や個別システムの導入を検討し、人の手を介在させずにデータの連携を行うことがポイントです。これにより、歯科医院の経理業務のDX化が進み、人事労務の効率化が図られます。OneDentalは歯科医院に特化した勤怠管理システムであり、人事労務のDX化を解決するツールとして、多くの歯科医院で活用されています。
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