さまざまな業界や企業規模に関わらず、「勤怠管理」は日常業務の一環として欠かせないものと言えるでしょう。しかしながら、実際の勤怠管理の現場では、「法令遵守に基づいた正確な勤怠管理が行われているか不透明」「タイムカードやエクセルを用いた勤怠管理では、作業時間の集計に手間がかかり過ぎる」など、さまざまな課題が浮き彫りになっています。この記事では、勤怠管理の重要性、勤怠管理システムの提供する機能、システムやアプリの選び方について、分かりやすく解説します。
目次
- 勤怠管理とは
- 勤怠管理が必要な理由
- 勤怠管理システムとは？
- 勤怠管理システムはスマホアプリで効率化
- 勤怠管理アプリやシステムを選ぶ時に見るべきポイント
1. 勤怠管理とは
勤怠管理とは、企業が従業員の労働状況を適切に把握するための手法です。
具体的には、従業員の日々の労働時間を正確に記録し、出勤、退勤、休憩時間、欠勤・遅刻の状況、休日の取得状況などを管理することを指します。
労働基準法第32条では、法定労働時間を「1日8時間、週40時間」と規定しています。この法定労働時間の遵守や、適切な賃金の支払いが行われているかを確認する仕組みも勤怠管理の一環です。
労働者の労働時間が割増賃金の対象かどうかだけでなく、同じ労働時間でも時間外労働の有無や休憩の適切な取得状況なども正確に把握することが、勤怠管理の重要な側面となります。
出典：電子政府の総合窓口 e-gov「労働基準法第32条」
2. 勤怠管理が必要な理由
勤怠管理を行うことは、企業に与えられた責任であり、義務になります。
労働基準法第108条
使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省命令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない
出典: 電子政府の総合窓口 e-gov「 労働基準法第108条」
適切な勤怠管理は、適正な報酬の支払いを保証するだけでなく、過度な労働の早期発見や離職率の低減にも寄与し、従業員の健康状態の維持にも繋がります。
さらに、働き方改革関連法により、労働時間の客観的な把握が求められるようになりました。
勤怠管理は、労働時間の客観的な把握の要請に従い、自己申告制の紙やエクセルの記録は禁止され、ICカードやパソコンの利用時間に基づく記録が義務付けられることとなりました。
少数の従業員であれば、固定時間の勤務体制を紙やエクセルで管理することも可能ですが、会社規模が拡大し従業員数が増えると、勤務形態が多様化し、紙やエクセルでは管理が煩雑で、労務や給与のトラブルが生じやすくなります。
変形労働制などで業務時間が多様化するほど、勤怠管理は複雑になります。単に出退勤時刻を確認するだけでなく、正確な記録の確保や給与計算への反映も重要です。勤怠管理システムを使用することで、給与計算や所得税の計算との連携が可能となり、事務作業の効率化が図られます。
3. 勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、勤怠情報を記録し、それを元に給与計算などの業務を自動で効率的に行うためのシステムです。
システムによって提供される機能は異なりますが、以下のような利点があります。
勤怠管理システムの主な利点
・勤怠データの集計作業を大幅に削減可能
・リアルタイムで人件費を把握できる
・勤怠データを人事戦略に活用可能
・残業時間や休日出勤の割増手当などの煩雑な給与計算を自動化
・労働基準法の改正への対応も自動化可能
4. 勤怠管理システムはスマホアプリで効率化
クラウド型勤怠管理システムには、スマートフォン対応の多数の製品があります。スマホアプリをダウンロードして、出退勤時刻を簡単に記録できます。
出退勤の打刻やシフト提出、休暇申請・直帰申請などがスマホで完結でき、勤怠管理作業が効率的になります。
従来のタイムカード方式では、テレワークや外出が多い場合に正確な記録が難しいことがありました。しかし、スマホアプリなら場所に関係なく打刻でき、労働時間の把握が容易です。
2021年8月現在、新型コロナウイルスの影響でテレワークが増え、設置型勤怠管理システムでは課題が生じています。クラウド型システムはスマホで簡単な勤怠管理が可能で、あらゆる働き方に適しています。
5. 勤怠管理アプリやシステムを選ぶ時に見るべきポイント
勤怠管理アプリは、給与計算などと連携することが重要ですが、連携を無視して導入する企業も見受けられます。勤怠データを元に給与や人事管理を統合すると、管理業務の効率化が可能です。
導入時に以下を明確にし、勤怠管理システムを選びましょう。
- 給与管理システムとの連携：転記ミスを減少し、管理工数を削減
- 導入前後のコスト比較：人件費削減の可能性も考慮
- シンプルな操作感：使いやすさが重要で、複雑さは避けるべきです。
まとめ
勤怠管理はあらゆる業界で重要ですが、正確な管理と課題解決が求められます。OneDentalのアプリは、スマホで出退勤時刻を簡単に記録でき、給与計算と連携して効率化が図れます。オーナーの事務作業も軽減できます。シンプルな操作感で従業員が使いやすく、勤怠管理の適切な選択肢と言えます。
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