日々の勤怠管理は、適切な労働管理を実現し、過重労働を防止するために不可欠です。勤怠管理システムを導入することで、正確な労働管理が可能になり、同時に勤怠管理の効率化も期待できます。今回は、勤怠管理システムを比較する上で注目すべき点や導入時に留意すべきポイントをまとめました。

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目次

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勤怠管理システムとは

• 客観的な労働時間の把握
• 労働時間を給与計算にあった形に分けて集計
• 休暇管理と給与計算への反映
• メーカーごとに特色のある勤怠管理機能

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勤怠管理システムのタイプ

• タイムレコーダーと集計ソフトでの勤怠管理
• パッケージ型の勤怠管理システム
• クラウドサービス型の勤怠管理システム

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勤怠管理システム選びは、自動化したい業務を明確にすることから始まる

• 勤怠管理の手続きとは

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勤怠管理システムの要件で確認するポイント

• 勤怠管理の基本機能
• 申請・承認の機能
• 給与計算の機能
• 遅刻早退の処理

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勤怠管理システム選びの判断基準

• 従業員目線での使いやすさ
• メーカーの姿勢

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勤怠システム導入時の注意点

• イレギュラーな処理は担当者で行なえるように
• 勤怠管理についての教育

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まとめ

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間を客観的に記録し、給与計算に必要な情報を収集するためのシステムです。このシステムを導入することで、勤怠情報を収集する手間を省き、給与計算に必要な情報を正確かつ迅速に集計することができます。結果的に、業務の効率化が図られます。

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客観的な労働時間の把握

通常、使用者には従業員の労働時間を把握する責任があります。しかしながら、使用者が現場で自分自身で把握することが困難な場合は、タイムカードやICカードなどのツールを使用して客観的に把握することが必要になります。

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労働時間を給与計算にあった形に分けて集計

労働時間は、給与計算に使用されるため、以下のように分類して集計する必要があります。

• 通常の労働時間
• 残業時間
• 深夜労働時間
• 休日勤務時間

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出勤時間や退社時間の情報が不足している場合は、勤怠情報を修正して正確に集計する必要があります。

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休暇管理と給与計算への反映

勤怠管理システムには、休暇管理の機能を備えたものもあります。この機能により、従業員が有給休暇や代休を取得した場合に、正確に給与計算に反映させることができます。

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メーカーごとに特色のある勤怠管理機能

上記のような基本的な勤怠管理機能のほかにも、メーカーによっては残業時間が超過した場合のアラート機能など、特色のある機能を搭載しています。

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勤怠管理システムのタイプ

勤怠管理システムは、一般的に３つのタイプに分類されます。それぞれのタイプのメリットやデメリットについても見ていきましょう。

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タイムレコーダーと集計ソフトでの勤怠管理

タイムレコーダーを使用して単純な出退勤を記録し、後で集計ソフトウェアで処理する方法は、勤怠管理システムの中で最も簡単に導入できる方法です。

タイムレコーダーのソフトウェアをPCにインストールし、タイムレコーダーと集計ソフトのセット販売が一般的です。

この方法は、Excelなどの表計算ソフトでの集計よりも便利ですが、確認や修正に手間がかかり、勤怠管理業務が担当者に集中するため、おすすめできません。ただし、時刻の客観的な記録のみが必要な場合には、選択肢の一つとなるでしょう。

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パッケージ型の勤怠管理システム

勤怠管理システムのパッケージ型は、自社でサーバーとソフトウェアを購入して運用する形態です。

パッケージ型は、ソフトウェアのアップデート回数が少なく、一度慣れれば変更する必要が少ないという利点があります。たとえば、他の人事システムと勤怠情報を統合管理するためにフォーマットを作成する場合がありますが、フォーマットの変更回数を減らすことができます。

しかし、導入時にサーバーの設置など含めて導入コストが高くつく上、サーバーの運用によるランニングコストがかかることがあります。また、毎年のバージョンアップで買い替えが必要な場合があるため、注意が必要です。

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クラウドサービス型の勤怠管理システム

勤怠管理システムのクラウドサービス型は、インターネットを通じて提供され、月額や年額のサブスクリプションで利用します。勤怠情報をパソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスで記録できることが利点です。また、クラウド上で情報が集積されるため、複数の拠点での勤怠集計も容易に行えます。

パッケージ型の製品とは異なり、サーバーの運用負荷がなく、ソフトウェアアップデートの手間や更新料を支払う必要がありません。さらに、導入コストが比較的低く、手軽に導入できるのが特徴です。

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勤怠管理システム選びは、自動化したい業務を明確にすることから始まる

勤怠管理システムを選択する場合には、まずは自社の勤怠管理業務と手続きについて把握することが大切です。その上で、勤怠管理システムに必要な機能を業務・手続きの中から選択します。システムを導入して、適切な勤怠管理業務のフローを確立し、改善を継続的に行っていくことが重要です。

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勤怠管理の手続きとは

一般的に、勤怠管理の手続きは以下のような流れになります。

従業員は出社・退社時刻を記録し、有給休暇などの申請書を提出して担当者から承認を得ます。その後、人事担当者は提出された申請書を出勤簿に反映させます。最終的には、確定した情報をもとに給与計算を行います。

勤怠管理システムを導入する際には、自動化したい業務を明確にし、打刻の自動化だけで良いのか、集計や給与計算とのスムーズな連携まで自動化したいのかなど、最低限自動化したい業務と、自動化されると嬉しい業務を見分けることが重要です。

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勤怠管理システムの要件で確認するポイント

勤怠管理システムにおいて、主に自動化可能な業務は以下の通りですが、システムによっては対応できない業務もあります。必要な業務が予算内で自動化されるように、複数のシステムを比較検討することが重要です。

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勤怠管理の基本機能

出退勤管理（打刻）
打刻機能を自動化することで、従業員の出退勤管理が容易になります。さらに、集計作業も簡単に行えるようになります。打刻の不備があった場合や修正が必要な場合には、適切な操作方法を確認しておくことが重要です。
時間集計
勤怠管理システムを使うことで、月次の労働時間の時間集計や、給与計算用のデータ作成を自動化できます。複数の拠点での管理が必要な場合には、クラウド型の勤怠管理システムを検討することがおすすめです。

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申請・承認の機能

勤怠システムを利用する場合、日々の勤怠承認作業や有給休暇などの各種申請書の承認作業も自動化できます。ただし、自動化にはシステムの機能が必要であるため、選定時には申請書の必要項目や承認後の処理内容、集計方法を考慮し、自動化が可能かどうかを確認する必要があります。打刻も自動化する場合でも、承認手続きが必要な場合は、勤怠システムにその機能が備わっていることを確認する必要があります。

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給与計算の機能

勤怠管理システムには、給与計算に加えて残業代計算を自動で行うものもあります。打刻から集計、給与計算までを一括して自動化できると、管理者の手間を大幅に減らすことができます。

必要に応じて、有給休暇や休日勤務、振替休日の処理がシステムで処理できるかどうかを確認することも重要です。

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遅刻早退の処理

勤怠管理システムでは、従業員の始業時刻と打刻時刻を比較して遅刻を判断します。始業時刻以降に打刻を行った場合は、自動的に遅刻扱いになります。ただし、交通機関の遅延などの予期せぬ事態に備え、イレギュラーな処理が必要な場合は事前に確認しておくことが重要です。

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勤怠管理システム選びの判断基準

勤怠管理システムを選択する場合、自社の要件に適合しているかどうかだけでなく、いくつかの判断基準を比較して検討することをお勧めします。

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従業員目線での使いやすさ

勤怠管理システムを導入する場合に最も重要なのは、従業員が簡単に操作でき、ストレスなく運用できるかどうかです。従業員にとって使いやすいことは、問い合わせの数を減らすことにもつながります。導入時に、使いやすさがマニュアルなしでもわかるかどうか、操作が難しいか、わかりにくい画面があるかなどを確認しておくことをおすすめします。

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メーカーの姿勢

自社に合ったシステムを選ぶためには、システム提供メーカーの対応力も重要なポイントです。問い合わせに対する迅速な回答や高品質なサポートはもちろんのこと、不具合が発生した場合の対応や修正のスピードについても確認することが望ましいでしょう。

さらに、システムに関する問い合わせだけでなく、勤怠管理や給与計算などの業務に関する問い合わせにも対応できるかどうかもチェックしておくことが大切です。

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勤怠システム導入時の注意点

システムを選んだ後も、無事に導入し運用を軌道に乗せるには注意が必要です。

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イレギュラーな処理は担当者で行なえるように

振替休日の処理など、頻度の低いイレギュラーなケースについては、人事担当者が対応できるようにシステムの設定をしておくことが望ましいです。従業員に負担をかけることなく、人事担当者が柔軟に対応できるため、業務の負荷も軽減されます。

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勤怠管理についての教育

勤怠管理システムの導入を成功させるためには、従業員が実際に勤怠情報を登録する際に継続的な協力が必要です。従業員がシステムの運用方法を理解し、スムーズに利用できるように、研修が欠かせません。勤怠システムの操作に関する研修はもちろん、労働法についての研修も含めて行うことが重要です。

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まとめ

勤怠管理システムを選ぶには、手順を明確にし、システム化可能なものを選ぶことが最初のステップとなります。システムを導入するには、比較検討から実際の導入まで、通常よりも多くの作業が必要ですが、適切な勤怠管理システムを選択し、導入すれば、日々の事務作業の負担を軽減することができます。自社の状況をしっかりと分析し、自社に適した勤怠管理システムを導入することが重要です。

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